Videokonferenzen haben die Arbeitswelt nachhaltig verändert und sind aus der modernen Arbeitswelt im Jahr 2025 nicht mehr wegzudenken. Mit etwa 28 % der Arbeitnehmer, die zumindest zeitweise im Homeoffice arbeiten, sind virtuelle Meetings zur Norm geworden. Doch diese neue Art der Kommunikation bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich: Wie bewahrt man Professionalität und Höflichkeit, wenn man sich nicht persönlich gegenübersitzt? Wie vermeidet man Missverständnisse und fördert einen respektvollen Umgang auf Distanz? Angesichts der Verschmelzung von privatem und beruflichem Raum sind klare Regeln für eine gelungene Video-Etikette wichtiger denn je. Von technischer Vorbereitung über Körpersprache bis hin zur Kleiderordnung – es gibt viele Aspekte, die man beherzigen sollte, um sowohl im Team als auch mit Kunden einen positiven Eindruck zu hinterlassen und effiziente Meetings zu gewährleisten. Im Folgenden werden essentielle Verhaltensregeln und bewährte Praktiken vorgestellt, die Ihnen helfen, Ihre virtuellen Meetings 2025 auf das nächste Level zu heben.
Technische Vorbereitung und pünktliches Erscheinen: Die Grundlagen für eine gelungene Videokonferenz
Eine professionelle Videokonferenz beginnt weit vor dem eigentlichen Meeting. Technische Vorbereitung ist der erste und wichtigste Schritt, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dazu gehört vor allem, dass Sie Ihre Hardware überprüfen: Funktionieren Mikrofon, Webcam und Lautsprecher einwandfrei? Ist Ihre Internetverbindung stabil? Da viele Meeting-Plattformen unterschiedliche Funktionen anbieten, sollten Sie sich zudem im Voraus mit der Software vertraut machen – sei es Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet. Ein Testlauf vor Beginn hilft technische Schwierigkeiten zu vermeiden, die den Verlauf einer Besprechung stören könnten.
Darüber hinaus ist es essenziell, das Meeting mit ausreichender Pünktlichkeit zu betreten. Pünktlichkeit zeigt Respekt gegenüber den anderen Teilnehmern und signalisiert, dass Sie die gemeinsame Zeit wertschätzen. Verzögerungen wirken unprofessionell und können den Eindruck erwecken, dass das Meeting für Sie zweite Priorität hat. Nutzen Sie digitale Kalender und Erinnerungen, um rechtzeitig bereit zu sein, und planen Sie Ihren Arbeitsablauf so, dass Sie vor dem Meeting einen ruhigen Moment zur Verfügung haben, um mögliche letzte technische Checks durchzuführen.
Besonders wichtig ist die Tatsache, dass je nach Zeitzone bei internationalen Meetings die Teilnahmezeit variieren kann – informieren Sie sich also genau über die korrekte Uhrzeit, um unangenehme Verspätungen zu vermeiden. Dabei hilft eine klare Meeting-Agenda, die nicht nur den Ablauf strukturiert, sondern auch den Teilnehmern ermöglicht, sich gezielt vorzubereiten und pünktlich einzusteigen.
- Testen Sie Ihr Mikrophon, Ihre Kamera und die Internetverbindung vor Beginn
- Kennen Sie die Funktionen der verwendeten Meeting-Plattform (Bildschirm teilen, Chat, Hand heben)
- Nutzen Sie digitale Kalender und Erinnerungen für mehr Pünktlichkeit
- Berücksichtigen Sie Zeitzonen bei internationalen Meetings
- Halten Sie sich an die vorab kommunizierte Meeting-Agenda
| Element | Empfehlung | Warum wichtig? |
|---|---|---|
| Internetverbindung | Stabil und kabelgebunden wenn möglich | Verhindert Verbindungsabbrüche und Aussetzer |
| Mikrofon und Lautsprecher | Vor Meeting testen und Störgeräusche vermeiden | Für klare Kommunikation ohne Ablenkungen |
| Meeting-Plattform beherrschen | Vorher Funktionen üben und technische Tricks lernen | Erhöht Professionalität und Effizienz |
| Pünktliches Erscheinen | Mindestens 5 Minuten vor Meetingbeginn | Signalisiert Respekt und Bereitschaft |
Der Einfluss von Körpersprache und geeigneter Kleiderordnung in virtuellen Meetings
Obwohl man sich bei Videokonferenzen physisch nicht gegenübersitzt, spielt die Körpersprache eine entscheidende Rolle, um Verbundenheit und Aufmerksamkeit zu zeigen. Aufrechter Sitz, Blick in die Kamera und ein freundliches Gesicht signalisieren Engagement und Respekt gegenüber den Meeting-Teilnehmern. Vermeiden Sie unnötige Bewegungen oder ständiges Auf-die-Seite-Schauen, da dies als Desinteresse interpretiert werden kann. Gerade in Zeiten der Remote-Arbeit, in der persönliche Begegnungen fehlen, sind nonverbale Signale wichtiger denn je.
Die Kleiderordnung sollte dem Anlass entsprechend gewählt werden. Auch wenn Komfort im Homeoffice verlockend ist, empfiehlt es sich, sich so zu kleiden, wie Sie es bei einem persönlichen Geschäftstermin tun würden. Vermeiden Sie zu legere Kleidung oder allzu auffällige Muster, die im Video stören könnten. Wenn Sie unsicher sind, welche Kleidung passt, erhalten Sie hier hilfreiche Infos zu angemessener Dresscodes in virtuellen Settings. Eine professionelle Erscheinung fördert nicht nur das eigene Selbstbewusstsein, sondern beeinflusst auch, wie Sie von anderen wahrgenommen werden.
- Blickkontakt über die Kamera halten, nicht auf den Bildschirm
- Aufrechte, offene Körperhaltung einnehmen
- Kleiderordnung beachten: Business Casual oder formeller je nach Meeting
- Unauffälliger und gepflegter Hintergrund unterstreicht den professionellen Eindruck
- Vermeiden Sie Ablenkungen durch auffälligen Schmuck oder bunte Muster
| Fehler in der Körpersprache | Auswirkung |
|---|---|
| Blick weg von der Kamera | Wirkt desinteressiert oder abwesend |
| Verschränkte Arme | Kann Abwehr oder Verschlossenheit signalisieren |
| Zu viel Bewegung | Stört die Aufmerksamkeit der Teilnehmer |
| Lange Monologe ohne Blickkontakt | Verursacht Distanz und Langeweile |
Höflichkeit und Sprechdisziplin: Schlüssel zu respektvollen und produktiven Diskussionen
In Video-Konferenzen ist es umso wichtiger, die Gesprächsregeln sorgfältig zu beachten. Höflichkeit drückt sich nicht nur in Worten, sondern auch durch respektvolles Zuhören und der angemessenen Nutzung des Mikrofons aus. Um Störungen zu vermeiden, sollte das Mikrofon standardmäßig auf Ton ausschalten stehen, wenn man nicht spricht. Hintergrundgeräusche oder ungewollte Gespräche lassen sich so vermeiden, was den Fokus aller Teilnehmer unterstützt.
Eine gut eingeübte Sprechdisziplin verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig sprechen oder sich Gespräche überschneiden, was bei Video-Meetings schnell zu einer chaotischen Atmosphäre führen kann. Nutzen Sie die „Hand heben“-Funktion Ihrer Meeting-Software oder den Chat, um Wortmeldungen anzukündigen. Dies sorgt für eine respektvolle und strukturierte Kommunikation.
Es ist ratsam, Themen punktuell anzusprechen, ohne langatmig zu werden oder sich zu wiederholen. Auch das Notizen machen kann helfen, um den Überblick über wesentliche Inhalte zu behalten, ohne Gespräche unnötig zu unterbrechen und Multitasking zu vermeiden, das als unhöflich empfunden wird.
- Mikrofon stumm schalten, wenn man nicht spricht
- Auf Beiträge anderer aktiv und aufmerksam eingehen
- Wortmeldungen mit der Hand heben oder im Chat ankündigen
- Gesprächsinhalte kurz und präzise formulieren
- Notizen machen, um Wesentliches festzuhalten, ohne abzulenken
| Höfliches Verhalten | Vermeidung von |
|---|---|
| Nicht ins Wort fallen | Störungen und Missverständnisse |
| Aktives Zuhören | Gefühl des Ignoriertwerdens |
| Mikrofon bei Redepause stummschalten | Hintergrundgeräusche |
| Strukturiertes Gesprächsmanagement | Chaotische Diskussionen |
Gestaltung des persönlichen Umfelds: Hintergrund und Ablenkungsfreiheit
Der visuelle Eindruck bei Videokonferenzen über den Hintergrund ist oft unterschätzt. Ein sauberer, organisierter und möglichst neutraler Hintergrund trägt maßgeblich zu einer professionellen Atmosphäre bei. Ein unordentlicher Raum, Kinder im Hintergrund oder private Gegenstände lenken unnötig ab und mindern die Konzentration aller Teilnehmer.
Falls im eigenen Zuhause kein idealer Hintergrund zur Verfügung steht, bieten viele Plattformen die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund einzublenden. Auch das Verwenden des Unschärfeeffekts, bei dem der Hintergrund verschwimmt, ist eine beliebte Alternative. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihr Bild nicht durch technische Fehler oder unpassende Animationen ablenkt.
Um Ablenkungen zu reduzieren, sollten Sie zudem Faktoren wie laute Geräusche oder Multitasking konsequent vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Sie sich an einem ruhigen Ort befinden, schalten Sie Handybenachrichtigungen aus und konzentrieren Sie sich ganz auf das Meeting. Die digitale Welt bietet hier mit Tools wie Klare Kommunikationsregeln für Messaging-Apps weitere Hilfe für respektvolle und konzentrierte Online-Interaktion.
- Sauberen, neutralen Hintergrund wählen oder virtuellen Hintergrund nutzen
- Kinder, Haustiere und störende Personen fernhalten
- Handy stumm schalten und Ablenkungen minimieren
- Keine nebenbei laufenden Geräusche oder Hintergrundmusik
- Multitasking während der Videokonferenz strikt vermeiden
| Störquelle | Maßnahme |
|---|---|
| Lärm im Hintergrund | Meeting in ruhigem Raum, ggf. mit Headset |
| Unordentlicher Raum | Virtuellen oder räumlich neutralen Hintergrund wählen |
| Multitasking | Bewusste Fokussierung auf Meetinginhalte |
Nachbereitung und aktive Teilnahme: Dauerhafte Wirkung durch Verantwortungsbewusstsein
Gute Online-Meetings enden nicht mit dem Verbinden der „Beenden“-Taste. Die Nachbereitung ist unverzichtbar, um besprochene Punkte umzusetzen und Verantwortlichkeiten klar zu verteilen. Ein professioneller Meeting-Knigge empfiehlt, am Ende die nächsten Schritte, konkrete Aufgaben und die Zeitleiste zu besprechen. So wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer den gleichen Wissensstand haben und wissen, was von ihnen erwartet wird.
Aus diesem Grund ist es ratsam, in der Sitzung selbst oder kurz danach ein Protokoll anzufertigen und zu teilen. Damit ersparen Sie sich und anderen die Mühe, sich mühsam an Details erinnern zu müssen. Einige moderne Tools wie ClickUp ermöglichen es, Notizen, To-dos und Ergebnisse kollaborativ zu erfassen und jedem Teilnehmer zugänglich zu machen.
Aktive Teilnahme bedeutet zudem, sich vor und während des Meetings gut vorzubereiten, eigene Gedanken einzubringen und Fragen zu stellen. Eine klare Kommunikation trägt entscheidend dazu bei, dass alle Perspektiven gehört und Missverständnisse vermieden werden. Mit einem respektvollen Umgang und gegenseitiger Wertschätzung wird so nicht nur die Produktivität gesteigert, sondern auch das Vertrauensverhältnis im Team gestärkt.
- Am Ende des Meetings klare nächste Schritte definieren
- Meeting-Protokoll zeitnah verfassen und mit allen teilen
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten transparent machen
- Aktiv im Meeting teilnehmen und eigene Beiträge vorbereiten
- Offen für Fragen und Feedback sein
| Effektive Nachbereitung | Nutzen |
|---|---|
| Klare Aufgabenverteilung | Erhöht Verantwortung und Nachvollziehbarkeit |
| Geteilte Protokolle | Ermöglicht transparente Kommunikation |
| Frühzeitige Einbindung aller Teilnehmer | Verbessert Engagement und Zufriedenheit |
Testez vos connaissances sur l’étiquette en visioconférence
Wie vermeidet man Ablenkungen während Videokonferenzen?
Um Ablenkungen gezielt zu minimieren, empfiehlt es sich, das Umfeld sorgfältig vorzubereiten und technische Störungen zu vermeiden. Schalten Sie alle Benachrichtigungen auf Ihrem Computer oder Smartphone aus und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die Besprechung. Definieren Sie einen ruhigen Raum, in dem Sie ungestört sind, und vermeiden Sie Multitasking wie das Durcharbeiten von E-Mails während der Sitzung. Auch das bewusste Notizen machen hilft, den Fokus zu behalten und Nachfragen klar zu stellen.
Wie wichtig ist die Nutzung der Kamera in Online-Meetings?
Das Kamera einschalten fördert die persönliche Kommunikation und stärkt den Teamzusammenhalt. Es erlaubt das Lesen von Mimik und Körpersprache, was das Verständnis und die Empathie zwischen den Teilnehmern verbessert. Einige Unternehmen erwarten sogar standardmäßig, dass alle Teilnehmer die Kamera während der Videokonferenz aktivieren, um die Professionalität zu erhöhen und so einen virtuellen Präsenzcharakter zu schaffen.
Was tun, wenn technische Probleme auftreten?
Technische Schwierigkeiten lassen sich nie ganz ausschließen. Ein ruhiges Verhalten und eine klare Kommunikation sind dann gefragt: Informieren Sie andere Teilnehmer schnell über Ihre Probleme (z. B. über den Chat) und bemühen Sie sich, kurzfristig Lösungen zu finden, etwa durch ein erneutes Einwählen oder die Nutzung eines alternativen Endgeräts. Um solche Situationen zu minimieren, helfen regelmäßige Testläufe und technische Vorbereitung.
